Autorski, zaawansowany program komputerowy stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach o zróżnicowanym profilu działalności i rozproszonej strukturze organizacyjnej - dedykowany dla branży zbożowo - młynarskiej, który pozwala na efektywne zarządzanie obrotem magazynowym. Został zbudowany i pracuje w oparciu o sprawdzone technologie informatyczne. Jest to 32 bitowa aplikacja pracująca w środowisku Windows.

Na etapie projektowania duży nacisk położono na łatwą obsługę i maksymalne dopasowanie do specyfiki działalności naszych klientów przy jednoczesnym zachowaniu walorów użytkowych poprzednika – systemu DEMETER. Godny następca, który dzięki scentralizowanemu modelowi przetwarzania danych pozwala na obniżenie ogólnych kosztów eksploatacji, ponadto znacznemu rozszerzeniu uległ również zakres funkcjonalny.

HELIOS - zakres funkcjonalny programu (dostępne moduły)

1. Model przetwarzania danych

Program pracuje w oparciu o bazę danych Microsoft SQL Server w wersjach, 2008R2, 2012 i 2014. Należą one do najnowocześniejszych, bezobsługowych i wydajnych serwerów zapewniających skalowalność i bezpieczeństwo danych. Użytkownicy pracujący w różnych rozproszonych lokalizacjach nawiązują połączenie z jedną centralną bazą danych (wykorzystanie sieci Internet, min. przepustowość łącza - 128kb/s dla 1 klienta).

2. Sposób ewidencji zapasów

Przedmiot ewidencji funkcjonuje w programie jako jednostka handlowa. Jednostki handlowe podzielone są na typy zapasu np. zboża, materiały, towary, wyroby gotowe, usługi. Typ zapasu określa sposób wyceny zapasu. W systemie możliwe są następujące sposoby wyceny:

• Cena ewidencyjna (najczęściej stosowana do wyceny wyrobów gotowych);
• Średnio-ważona cena zakupu (materiały, towary);
• FIFO – pierwsze weszło pierwsze wyszło (materiały, towary);
• LIFO – ostatnie weszło pierwsze wyszło (materiały, towary);
• Bez wyceny (usługi, brak ewidencji ilościowej, zapasy obce).

Dodatkowo jednostki handlowe podzielone są na:

• Właścicieli;
• Asortymenty;
• Sposoby pakowania;
• Grupy;
• Podgrupy;
• Producentów.

Wymieniona charakterystyka wykorzystywana jest w zestawieniach analitycznych, w celu agregacji i grupowania danych. Z jednostką handlową można powiązać definiowany przez użytkownika, szablon informacji wprowadzających dowolną dodatkową charakterystykę oraz powiązania pomiędzy jednostkami handlowymi -> możliwość tworzenia receptur.

Rozmieszczenie przestrzenne zapasów określa się za pomocą obiektów a w ich obrębie miejsc składowania. Miejscem składowania może być np.: magazyn płaski, silos, komora. Użytkownik może zdefiniować ich dowolną liczbę oraz typ.

Wycena zapasu odbywa się na jednostkę handlową i obiekt, czyli ta sama jednostka w różnych obiektach wyceniana jest oddzielnie co umożliwia wykorzystywanie tych samych jednostek handlowych w różnych obiektach.

Przemieszczenia zapasu dokonujemy za pomocą dokumentów magazynowych oraz dokumentów zmiany miejsca składowania.

Rodzaje dokumentów używanych w systemie definiuje użytkownik, określając jaką operację magazynową chce wykonać (np. PZ – przyjęcie z zewnątrz(zakup), PW – przyjęcie z produkcji, MM+ – przyjęcie z przesunięcia między obiektami, MM- – wydanie do przesunięcia między obiektami, RW – rozchód na potrzeby wewnętrzne (np. produkcja), WZ – wydanie na zewnątrz, RW-S – wydanie do suszenia, PW-S – przyjęcie z suszenia, itp.)

Dla potrzeb wyodrębnienia oddzielnych numeracji dokumentów w systemie wprowadzono pojęcie jednostki numeracyjnej. System wymusza oddzielną numerację dokumentów dla każdego obiektu i typu dokumentu. W ramach jednostki numeracyjnej określamy między innymi: obiekt, dane wystawcy, wzór wydruku, ilość kopii.
Wzory wydruku dokumentów przypisujemy do typu dokumentu lub jednostki numeracyjnej. Jeśli jakiś wzór dokumentu ma obowiązywać dla wszystkich jednostek numeracyjnych, to przypisujemy go do typu dokumentu. Gdy występuje jakiś wyjątek w ramach typu, wtedy przypisujemy go do jednostki numeracyjnej.

4. Dokumenty korygujące

Dokumenty korygujące funkcjonują jako storno pozycji korygowanej (ilość na minus) i poprawna wartość w następnej pozycji.

5. Dokumenty rozliczeniowe

W systemie funkcjonują dokumenty rozliczeniowe takie jak: faktury zakupu, faktury RR, faktury WNT, faktury sprzedaży oraz paragony. Dokumenty rozliczeniowe można sporządzać na podstawie dokumentów magazynowych lub tworzyć je samodzielnie, wówczas stają się równocześnie dokumentami magazynowymi. Numeracja, wzory wydruków i korekty funkcjonują analogicznie jak w przypadku dokumentów magazynowych.

6. Zakup

W systemie istnieje możliwość ewidencji zamówień zakupu (lub dyspozycji przyjęcia). Zamówieniami zakupu mogą być także umowy kontraktacyjne i tym podobne określające ilości jednostek handlowych, terminy dostaw oraz zasady ustalania ceny końcowej w zależności od parametrów i ceny podstawowej. Podczas rejestracji przyjęć wskazywane są pozycje zamówień zakupu. Użytkownicy mają również możliwość tworzenia pozycji dokumentów magazynowych i rozliczeniowych bezpośrednio z zamówień. W momencie rejestracji operacji magazynowych system kontroluje realizację poszczególnych zamówień zakupu. W ramach systemu można rejestrować faktury zakupowe (z podziałem na: magazynowe, kosztowe, transportowe), faktury RR, faktury WNT, faktury w językach obcych.

7. Sprzedaż

W systemie istnieje możliwość ewidencji zamówień sprzedaży (lub dyspozycji wydania). Na podstawie bieżących stanów magazynowych oraz zarejestrowanych zamówień zakupu jest analizowana możliwość dotrzymania terminu oraz status realizacji zamówienia. Status realizacji określa czy zamówienie można realizować poprzez wydanie towaru. Status „niedobór” określa, że stan magazynowy jest niewystarczający oraz nie złożono zamówień zakupu i zleceń produkcji. Status „w kompletacji” oznacza, że muszą być zrealizowane zamówienia zakupu lub zlecenia produkcyjne. Status „skompletowano” oznacza, że zgromadzono już zapas w magazynie dla tego zamówienia. Na podstawie zamówień sprzedaży można wygenerować fakturę proforma. Można również tworzyć dokumenty magazynowe i rozliczeniowe. Na podstawie dokumentów magazynowych i rozliczeniowych można monitorować realizację zamówień sprzedaży. System umożliwia również kontrolę użytkowników z zakresie przyjmowanych zamówień. W przypadku zastosowania niekorzystnych biznesowo dla przedsiębiorstwa warunków, np., zbyt niska cena, zbyt długi termin płatności lub znaczne zadłużenie kontrahenta, może zablokować realizację zamówienia. W ramach systemu można wystawiać faktury VAT krajowe, faktury WDT, faktury w językach obcych, paragony oraz faktury do paragonów.

8. Składowanie zboża

System umożliwia prowadzenie ewidencji składowanego zboża oraz automatyczne naliczenie opłat za składowanie z podziałem na poszczególne umowy składowania oraz usługi w ramach umowy. W ramach umów składowania system posiada mechanizmy automatycznego generowania następujących typów dokumentów:

• Dokumentów rozchodowych na podstawie wybranych dokumentów przychodowych dotyczących danej umowy z przeniesieniem wagi, informacji o kontrahencie i wartości parametrów analizy laboratoryjnej z dokumentu dostawy na składowanie oraz w przypadku przekazania na zapasy własne wygenerowanie dokumentu przychodowego. W sytuacji gdy dana dostawa jest rozliczona częściowo system kontroluje ilość pozostałą po rozliczeniu;
• Faktur VAT za składowanie wg danej umowy (wg. algorytmów zdefiniowanych przez użytkownika);

9. Skup zboża i innych surowców (Ważenia)

System umożliwia sporządzenie kwitu ważenia, a następnie przypisanie do niego analizy laboratoryjnej w celu dokonania wyceny na podstawie zdefiniowanych cenników lub / i powiązania z zamówieniem zakupu / kontraktem / umową składowania. Ponadto zapewnia:

• integrację z elektronicznymi urządzeniami pomiarowymi;
• integrację z automatycznymi urządzeniami pomiarowymi;
• integrację z systemem monitoringu wizyjnego;
• kompleksową obsługę operacji przyjęcia i wydania - generowanie dokumentów magazynowych / rozliczeniowych, również zbiorczych;
• rejestrację przejazdów przez urządzenie pomiarowe;
• rejestrację środków transportu oraz kierowców (kontrola uprawnień);
• drukowanie następujących dokumentów:
  • kwit ważenia;
  • rejestr ważeń chronologicznie lub kontrahentami;

W przypadku zakupu z wolnego rynku, użytkownicy mają możliwość dynamicznej modyfikacji cen podstawowych. System pozwala na wprowadzanie cen podstawowych z dokładnością do 1 minuty. Pozwala również na planowanie dynamiki zmian naprzód. Z punktu widzenia dostawcy istotna dla procesu wyceny jest data i godzina ważenia brutto - na tej podstawie podstawiana jest odpowiednia cena podstawowa. Użytkownik ma dostęp do historii oraz wizualizacji zmian cen podstawowych.

10. Laboratorium

System umożliwia zdefiniowanie przez użytkownika dowolnych badanych parametrów jakościowych oraz zgrupowanie ich w zestawy. Na podstawie badanych parametrów można zdefiniować cenniki skupowe (sposób potrąceń lub dopłat). Ponadto zapewnia:

• integrację z elektronicznymi urządzeniami pomiarowymi;
• możliwość wagowego lub procentowego wprowadzania analizy dotyczącej zanieczyszczeń;
• możliwość rejestracji dwóch pomiarów i ustalenia średniej dla danego parametru;
• drukowanie następujących dokumentów:
  • analiza jakościowa zboża;
  • etykieta próby;
  • protokół z pobrania próbki laboratoryjnej;
  • rejestr prób laboratoryjnych chronologicznie lub zestawami parametrów;
• możliwość przypisania miejsca składowania oraz klasyfikacji jednostki handlowej;

Analizy laboratoryjne podzielono na: magazynowe, kontrolne, usługowe oraz inne. Użytkownik ma możliwość dowolnego opisania celu analizy oraz w przypadku analiz magazynowych, operacji przyjęcia zboża lub surowca, wskazania dowolnej przyczyny odrzucenia dostawy.

11. Rozliczenia

System HELIOS umożliwia prowadzenie raportów kasowych, ewidencji wyciągów bankowych oraz sporządzania poleceń przelewu dla systemów HOMEBANKING lub systemów transakcyjnych banków. Istnieje również możliwość zautomatyzowania tych procesów.

12. Analiza płatności

System HELIOS umożliwia monitorowanie rozliczeń z kontrahentami, posiada komplet zestawień, które pozwalają na pełną analizę w tym zakresie. Posiada również formularze, które pozwalają na szybki dostęp do informacji o fakturach rozliczonych, nierozliczonych lub przeterminowanych. Generuje również automatycznie wezwania do zapłaty i noty odsetkowe dla nierzetelnych kontrahentów.

13. Kontrahenci

Kartoteka kontrahentów zawiera wszystkie niezbędne informacje do wystawienia dokumentów magazynowych i rozliczeniowych. Dodatkowo przypisuje się handlowca, grupę cenową (podział nabywców), województwo oraz klasyfikację R10. Dla kontrahenta możemy przypisywać indywidualne cenniki na sprzedawane towary oraz wprowadzić informacje o posiadanych certyfikatach. System umożliwia zapisanie dowolnej liczby miejsc dostawy i osób kontaktowych. Ponadto możliwe jest zapisywanie dodatkowych informacji o kontrahencie, wg zdefiniowanego przez użytkownika szablonu. Z każdym z kontrahentów można powiązać dowolną liczbę notatek oraz plików. Każdemu kontrahentowi można indywidualnie przypisać limit kredytowy. System HELIOS będzie automatycznie nim zarządzał i na bieżąco kontrolował.

14. Stany magazynowe

System HELIOS umożliwia szybki dostęp do informacji o stanach magazynowych. Wizualizuje również zawartość miejsc składowania, wyświetla informacje o wartości średnich parametrów jakościowych jednostek handlowych oraz dostawy, które zostały ujęte w stanie magazynowym.

15. Transport

System HELIOS umożliwia planowanie, rejestrowanie i rozliczanie zleceń transportowych. Są one powiązane bezpośrednio z zamówieniami sprzedaży / zakupu lub dyspozycjami przyjęcia / wydania. Ponadto do dyspozycji użytkownika dostępne są:

• ewidencja środków transportu (z uwzględnieniem parametrów: rodzaj, ładowność, długość, ...) oraz kierowców;
• kontrola terminów załadunku - celem skrócenia oczekiwania;
• wydruk zlecenia (listu) przewozowego;
• integracja z Google Maps, Zumi;
• kontrola rozliczeń;
• powiadomienia SMS - integracja z SMSapi.pl

16. Zestawienia

System HELIOS przetwarza dane w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Zestawienia zostały podzielone na magazynowe, księgowe i analityczne. Zestawienia magazynowe służą do bieżącego monitorowania zapasów, zamówień, zleceń produkcyjnych i obrotów w różnych układach. Między innymi zestawienia stanów magazynowych wg obiektów, asortymentów, grup towarowych, zestawienia dokumentów wg rodzaju, kontrahentów, zestawienia zamówień zakupu i sprzedaży, zlecenia produkcji i wysyłek, rejestry ważeń, itd.. Zestawienia księgowe służą do określenia wyceny zapasu oraz dokumentów obrotowych w celu ich zaksięgowania lub kontroli księgowań automatycznych. Zestawienia analityczne służą do analizy rentowności sprzedaży, wielkości i wartości sprzedaży oraz wielkości i wartości zakupu w różnych układach zgodnych z podziałami obiektów, kontrahentów i asortymentów, grup towarowych. Moduł zestawień pozwala na dynamiczne dodawanie raportów w zależności od potrzeb klienta.

17. Moduł online PERSEIDA

Moduł oferowany odrębnie, dedykowany dla personelu zarządzającego, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, prezentujący w przejrzysty sposób najistotniejsze informacje dot. kondycji przedsiębiorstwa.

18. Integracja z zewnętrznymi systemami

System HELIOS posiada gotowe mechanizmy importu / eksportu danych z/do zewnętrznych systemów innych producentów.

19. Kontrola dostępu / śledzenie zmian

Każda operacja zmieniająca stan bazy danych jest zapisywana w specjalnym dzienniku, do którego dostęp ma Administrator. Dzięki niemu możliwe identyfikacja użytkownika, stanowiska komputerowego oraz zmian, które wprowadza w bazie danych.

System HELIOS posiada rozbudowany mechanizm uprawnień, który pozwala na:

• zarządzanie dostępem do poszczególnych modułów;
• zarządzaniem dostępnymi dla użytkownika operacjami w poszczególnych modułach (np. wyświetl listę, pozwól wprowadzać dokumenty, pozwól modyfikować dokumenty po wydrukowaniu);
• ograniczenie dostępu do wybranych obiektów:
  • dostępne operacje dla użytkownika można dowolnie modyfikować w zależności od kontekstu obiektu, w którym pracuje. Np. w obiekcie 1 ma możliwość rejestracji dokumentów, w obiekcie 2 takiej możliwości nie ma, może je tylko drukować;
  • dodatkowo użytkownikowi, można ograniczyć dostęp do wybranych rejestrów. Np. użytkownik ma dostępu do zbóż będących w depozycie lub nie może wystawiać faktur WDT.
• Administrator, może przygotować schematy w celu usprawnienia przypisywania uprawnień użytkownikom

Administrator ma możliwość wprowadzenia odpowiedniej polityki dot. haseł. System HELIOS informuje użytkownika, o zagrożeniach wynikających z braku hasła logowania.

20. Wymagania dot. infrastruktury (sprzętowe i programowe)

Stanowisko klienckie:

• Procesor firmy Intel lub AMD min. 2 GHz
• RAM: 2 GB pamięci
• HDD: 5 GB wolnej przestrzeni
• System operacyjny: Windows 10; Windows 8.1; Windows 8; Windows 7 SP1; Windows Vista SP2
• Zalecana minimalna rozdzielczość ekranu to 1024x768
• Drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows

Serwer bazy danych:

• Parametry sprzętowe uzależnione od liczby użytkowników
• System operacyjny: Windows Server 2008 SP2; Windows Server 2008 R2 SP1; Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2

Internet:

• W przypadku korzystania z programu w różnych lokalizacjach istotna jest niezawodność łączy internetowych
• Prędkość wysyłania (UPLOAD) min: 2 Mb/s (dot. serwera)
• Prędkość pobierania (DOWNLOAD) min: 1 Mb/s (dot. stanowisk klienckich)